Die Sticker-Mule-Anleitung zu Asana

Asana ist die Aufgabenmanagement-Plattform von Sticker Mule. Wir verwenden sie, um alle Aufgaben, die nicht von einem spezialisierten System verwaltet werden, zu erstellen, zu verfolgen, zuzuweisen, zu besprechen und abzuschließen. Asana ist flexibel und funktionsreich, was es anfangs etwas einschüchternd macht. Es gibt keinen klar bestimmten Weg, Asana richtig zu nutzen. Um das Maximum aus Asana herauszuholen, muss eine Lern- und Handlungsbereitschaft vorhanden sein, um sich auf Konventionen zu einigen und die Verwendung standardisieren zu können.

Wir haben diese Anleitung verfasst, um zu erklären, wie wir bei Sticker Mule Asana verwenden. Wir haben sie als Referenz für unser Team entworfen und sie auch für andere Teams, die sie nützlich finden könnten, zugängig gemacht.

Wie wir Aufgaben in Asana organisieren

Asana ermutigt das Erstellen von Teams zur Verwaltung von Projekten, die aus Aufgaben und Unteraufgaben bestehen. Wir verwenden es im Allgemeinen nicht auf diese Weise, weil die meisten unserer Projekte recht klein sind. Es macht für uns keinen Sinn, Hunderte von Projekten zu erstellen, daher haben wir die Konventionen von Asana zur Kategorisierung unserer Arbeit neu definiert.

Es macht für uns keinen Sinn, Hunderte von Projekten zu erstellen, daher haben wir die Konventionen von Asana zur Kategorisierung unserer Arbeit neu definiert.

Wir verwenden Teams, um Kategorien auf oberster Ebene zu erstellen und Projekte, um Unterkategorien zu erstellen. Eine Aufgabe innerhalb eines Projekts (d. h. eine Unterkategorie) kann eine diskrete Aufgabe oder ein Projekt sein, das mit Unteraufgaben organisiert ist. Gelegentlich verwenden wir auch Asana-Projekte, um tatsächliche Projekte zu verfolgen. Unsere Kategorien auf oberster Ebene, die als Teams eingerichtet sind, sind:

Produktdesign

Das Produktdesign-Team kategorisiert Verbesserungen an unserem Produkt (d. h. Website und zugehörige Apps), indem es sie in Kategorien (über Projekte) für jeden Funktionsbereich (d. h. Warenkorb, Bezahlvorgang, Neubestellungen, Bewertungen usw.) einordnet.

In regelmäßigen Abständen geben wir Aufgaben innerhalb jedes Funktionsbereichs (d. h. Projekts) Priorität, indem wir Abschnittsüberschriften verwenden, um Aufgaben nach Priorität zu sortieren. Wenn wir mit der Arbeit an einem bestimmten Bereich starten, können wir schnell eine nach Priorität sortierte Liste mit verwandten Verbesserungen durchschauen. Wenn ein Entwickler zum Beispiel am Warenkorb arbeitet, kann er sich das Warenkorb-Projekt ansehen, um schnell ein paar zusätzliche Aufgaben zu erledigen.

Entwicklung

Das Entwicklungsteam kategorisiert die Entwicklungsarbeit, indem es Projekte zur Verfolgung von: Defekten, groben Kanten, Aufgaben mit hoher Priorität und unserer Roadmap erstellt. Die Roadmap bietet einen Überblick über die wichtigsten Verbesserungen, die wir vorhaben.

Wir bleiben auch am Ball, indem wir ein "Grobkanten"-Projekt verwenden, um unwesentliche Verbesserungen zu kategorisieren, die für die meisten Benutzer nicht spürbar sein werden. Die meisten "groben Kanten" sind eher einfache Korrekturen und unser Team wird einige davon zwischen den umfangreicheren Projekten in Angriff nehmen.

Schließlich erstellen wir manchmal auch Projekte, um tatsächliche Projekte zu verfolgen. Diese verfolgt unser Entwicklungsteam, falls es sich um umfangreiche Projekte handeln sollte.

Betrieb

Das Betriebsteam organisiert die Arbeit, die mit den betrieblichen Verbesserungen zusammenhängt. Da die meisten operativen Projekte umfangreich sind, verwenden wir innerhalb dieses Teams Asana-Projekte, um tatsächliche Projekte zu verfolgen. Die Projekte sind grob nach Priorität von oben nach unten sortiert, so dass jeder den Überblick behalten kann.

Zusätzlich haben wir ein "allumfassendes" Projekt namens "Betriebsideen" erstellt, das Ideen verfolgt, die zu betrieblichen Verbesserungen führen könnten. Es steht jedem frei, eine Idee in das Projekt "Betriebsideen" zu stellen. Wenn eine Aufgabe in diesem Projekt grünes Licht erhält und von wesentlicher Bedeutung erscheint, können wir sie in ein tatsächliches Projekt umwandeln.

Marketing

Das Marketing-Team umfasst Projekte, die die Arbeit nach Funktionsbereichen kategorisieren (z. B. E-Mail, Werbung, Inhalt, Umsetzung, Markteinführung usw.). Innerhalb jedes Projekts verwenden wir Abschnittsüberschriften, um Aufgaben nach Priorität zu sortieren. Zusätzlich haben wir ein Projekt namens "Marketing-Ideen", das Aufgaben verfolgt, die nicht in eine bestehende Kategorie passen.

Idealerweise würde jeder Bereich zu einer Person gehören, aber unser Team ist immer noch klein, so dass die meisten Leute mehrere Bereiche beaufsichtigen.

Kundenbetreuung

Das Kundenbetreuungsteam umfasst ein Projekt namens "CS-Ideen", das Aufgaben verfolgt, die zu Verbesserungen in der Kundenbetreuung führen sollen, ein Projekt namens "FAQs", das häufig gestellte Fragen verfolgt, die wir erstellen oder überarbeiten müssen, und ein Projekt namens "Eilig", das Bestellungen verfolgt, die frühzeitig ausgeliefert werden müssen.

Alles, was in das Projekt "CS-Ideen" hineingestellt wird, soll zwei Ergebnisse zur Folge haben: Effizienzsteigerung der Kundenbetreuung oder Verringerung der Notwendigkeit für Kunden, Hilfe anzufordern.

Personalwesen

Das Personalwesen-Team umfasst ein Projekt namens "Positionen", das alle offenen und potenziellen Positionen verfolgt. Wir verwenden Unteraufgaben innerhalb jeder Position, um zusätzliche durchzuführende Aufgaben zu verfolgen, um die Position letztendlich besetzen zu können (z. B. Anzeigen aufgeben, Stellenbeschreibung erstellen usw.).

Wir haben auch ein "Einarbeitung & Training"-Projekt, in dem wir Aufgaben erstellen, um jeden neuen Mitarbeiter darzustellen, und Unteraufgaben, die die Einarbeitungs- und Trainingsaufgaben für diese Person widerspiegeln.

Asana Tipps und Tricks

Konventionen für Aufgabennamen

1. Beginnen Sie Aufgabennamen mit Verben (z. B. beachten, senden, reparieren, hinzufügen, entwerfen, verwirklichen, ordnen)

2. Verwenden Sie Groß- und Kleinschreibung. Es lässt sich einfacher lesen.

3. Fassen Sie sich kurz.

Beispiel für Aufgabennamen:

1. Consider using Google Tag Manager (Einsatz von Google Tag Manager erwägen)

2. Redesign invoice PDF (Rechnungs-PDF neu gestalten)

3. Design custom labels early access landing page (Landing-Page für individuelle Etiketten zum Frühzugang entwerfen)

4. Implement custom labels early access landing page (Landing-Page für individuelle Etiketten zum Frühzugang implementieren)

5. Fix issue with address validator presenting identical addresses (Problem mit der Adressüberprüfung, die identische Adressen anzeigt, beheben)

6. Send email announcing custom labels (Ankündigungs-E-Mail für individuelle Etiketten versenden)

7. Order new chairs for the office (Neue Bürostühle bestellen)

Wie man eine gute Aufgabenbeschreibung schreibt

1. Verwenden Sie Überschriften, um einer Aufgabenbeschreibung Struktur zu geben (Strg + B für Fettdruck)

2. Fügen Sie, wann immer möglich, Screenshots und Screencasts mit Cloudapp ein

3. Fassen Sie sich kurz, aber präzise. Unnötige Worte bedeuten nur Zeitverlust für den Empfänger, aber das gilt auch, wenn er nachfragen muss.

Schalten Sie E-Mails aus

Um die Akzeptanz von Asana zu beschleunigen, empfehlen wir allen, E-Mail-Benachrichtigungen auszuschalten. Dadurch gewöhnen sich alle Beteiligten schneller, sich auf den Posteingang von Asana zu verlassen.

Aufgaben zur Einarbeitung zuweisen

Jeder bekommt Asana-Aufgaben als Teil des Einarbeitungsprozesses zugeteilt, damit sie alle sofort anfangen, die Plattform zu nutzen. Beispiele für Einarbeitungs-Aufgaben, die wir zuweisen, sind "Eine kostenlose Bestellung mit einem Shop-Guthaben aufgeben", "Das Unternehmenshandbuch durchlesen und unterzeichnen" und "E-Mail-Benachrichtigungen in Asana ausschalten".

Alle Mitarbeiter erhalten Asana-Aufgaben als Teil ihres Einarbeitungsprozesses zugeteilt, damit sie sofort anfangen die Plattform zu nutzen.

Verwenden Sie heute, demnächst und später

In Asana können Sie Ihre persönliche Aufgabenliste organisieren, indem Sie Aufgaben entweder in "Heute" (Tab+Y), "Demnächst" (Tab+U) oder "Später" (Tab+L) ablegen. In der Regel packen wir aktuelle Aufgaben in "Heute", auch wenn sie nicht heute erledigt werden sollen, und verwenden "Demnächst", um anstehende Aufgaben zu verfolgen. "Später" enthält Aufgaben, die wir womöglich erledigen werden.

Projekte sind nicht erforderlich

Es ist oft hilfreich, die Arbeit in Projekte zu kategorisieren. Jedoch sollten Sie sich nicht damit quälen, für jede Aufgabe das richtige Projekt zu finden. Das Wichtigste ist, Aufgaben zu erstellen, sie der richtigen Person zuzuweisen und die relevanten Personen mithilfe der Follower-Funktion zu benachrichtigen.

Aufgaben können zu mehreren Projekten gehören

Oft legen wir Aufgaben in mehreren Projekten ab. Die meisten Teammitglieder sind nur für eine begrenzte Anzahl von Projekten (d.h. Aufgabenkategorien) zuständig. Um eine bessere Koordination zu ermöglichen, ordnen wir Aufgaben manchmal in mehrere Projekte ein, damit die relevanten Personen sie schnell zu sehen bekommen. Zum Beispiel könnte sich eine Aufgabe zeitgleich im Projekt "CS-Ideen" und "Bezahlvorgang" befinden, wenn sie sowohl einen Nutzen für unser Kundenbetreuungsteam hat als auch mit unserem Bezahlvorgang zusammenhängt.

Verwenden Sie Tab+Q

Wir empfehlen allen, Aufgaben mit dem Tastaturkürzel "Tab + Q" zu erstellen. Es beschleunigt die Aufgabenerstellung und hilft Ihnen, schnell alle Ihre Aufgaben in Asana zu speichern.

Ermutigen Sie die Aufgabenerstellung über andere Kanäle

Wir ermutigen uns gegenseitig, Aufgaben in Asana zu erstellen, wenn sie über einen anderen Kanal (z. B. persönlich oder Slack) identifiziert werden. Normalerweise ist das so einfach wie zu sagen "Kannst du eine Aufgabe in Asana erstellen und sie (mir, dir, einer anderen Person) zuweisen?". Dies ist besonders bei neuen Teammitgliedern wichtig, damit die Verwendung von Asana schnell zur Gewohnheit wird.

Vorlagen kopieren und einfügen

Die Vorlagenfunktion von Asana ist unvollendet, daher pflegen wir unsere Vorlagen in ein Google Doc zu speichern. Oft hängen wir die Vorlagen an eine Projektbeschreibung an, um schnell darauf zugreifen zu können. Zum Beispiel enthält unser Projekt "Einarbeitung und Training" eine Vorlage mit gängigen Einarbeitungs-Aufgaben. Ein Teammitglied kann diese Liste von Aufgaben kopieren und einfügen, um Teilaufgaben zu erstellen, die für das Einarbeiten eines neuen Mitarbeiters erledigt werden müssen.

Hoffentlich erstellt Asana bald ein echtes Vorlagen-Werkzeug, das es uns einfacher macht, Listen von wiederverwendbaren Aufgaben zu verwalten, die als Teilaufgaben zu bestehenden Aufgaben oder als Aufgaben zu Projekten hinzugefügt werden können.

Es ist üblich, dass neue Teammitglieder Asana nur widerwillig annehmen, um dann innerhalb weniger Wochen zu begeisterten Befürwortern zu werden.

Abschließende Bemerkungen

Da Asana komplexer ist als andere Aufgabenverwaltungsplattformen, ist es üblich, dass neue Teammitglieder es nur widerwillig annehmen, um dann innerhalb weniger Wochen zu begeisterten Befürwortern zu werden. Ohne Asana und unsere Verwendungskonventionen wären wir nicht in der Lage, ein ständig wachsendes Remote-Team zu koordinieren.

Während Asana sehr hilfreich ist, kann es ebenso leicht zu einem großen Durcheinander führen, wenn man sich nicht ständig darum kümmert und es nicht gut organisiert. Da wir auch weiterhin wachsen und neue Produkte auf den Markt bringen (wie z. B. individuelle Magnete), werden sich auch unsere Konventionen und Arbeitsabläufe stets weiterentwickeln müssen.

Unser Team arbeitet nicht nur deshalb so gut zusammen, weil wir die gleichen Werkzeuge verwenden, sondern auch, weil wir eine ähnliche Sichtweise auf die Arbeit haben. Wir neigen alle dazu, bescheiden, unabhängig, logisch, sorgfältig und autodidaktisch zu arbeiten.

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