A propose de l'assistance téléphonique
Publie par Anthony Constantino le
Nous avons récemment mis fin à notre service d'assistance téléphonique. Voici les raisons derrière cette décision :
L'assistance téléphonique est difficile à mettre en place.
Vous ne pouvez pas facilement mettre une nouvelle recrue au téléphone, car vous n'avez qu'un contrôle limité sur la difficulté des appels qu'elle prend. En revanche, vous pouvez laisser les nouveaux agents du service d'assistance répondre aux e-mails simples jusqu'à ce qu'ils soient à l'aise pour s’occuper des plus difficiles.
L'assistance téléphonique est difficile à contrôler.
Cela prend du temps d'écouter les appels, alors que l'analyse des e-mails est rapide et efficace. Il me faut une heure par jour pour lire toutes les communications de notre service clientèle, mais c'est incroyablement utile. Notre équipe principale lit la majorité de nos e-mails comme une source d'inspiration et pour prendre la mesure de nos performances.
L'assistance téléphonique augmente les effectifs.
L'assistance par téléphone est plus exigeante en termes de capital humain que l'assistance par e-mails. Il est difficile de maintenir la qualité de votre organisation lorsque les effectifs augmentent rapidement. Le fait de réduire le nombre de personnes dont nous avons besoin nous permet de nous assurer plus facilement que tous nos employés sont hautement qualifiés.
L'assistance téléphonique est difficile à automatiser.
L'assistance par e-mails peut être automatisée en mettant en place des FAQs, des macros, des vidéos et des systèmes de routage efficaces. Il n'est malheureusement pas possible d'automatiser l'assistance téléphonique dans la même mesure.
L'assistance téléphonique n'est pas concise.
Nous nous efforçons d'être clairs, concis et complets dans la façon dont nous répondons à vos questions. Souvent, cela signifie qu'il faut prendre un moment pour rechercher une réponse et la vérifier auprès de nos collègues avant de vous la soumettre. Il n'est pas possible de traiter une demande téléphonique complexe de manière qualitative sans vous mettre en attente ou vous rappeler plus tard.
L'assistance téléphonique n'est pas documentée.
Les demandes particulières faites au téléphone doivent être consignées par un agent, avec le risque de les enregistrer de manière inexacte. En revanche, toutes les demandes par e-mail sont associées à votre compte et peuvent être consultées par toute notre équipe afin que nous soyons tous informés de vos besoins.
Dernières réflexions...
Depuis que nous avons mis en œuvre ce changement, nous avons examiné avec diligence chaque interaction avec les clients, en documentant les problèmes et en élaborant des solutions pour éviter que les problèmes courants ne se reproduisent. La plupart des demandes d'assistance existent parce que nous avons échoué à certains égards. Soit notre processus a subi un problème, soit la procédure de commande a été difficile à comprendre. Nous avons déjà résolu des dizaines de petits problèmes et d'autres améliorations sont à venir.
Un petit bonus connexe...
Nous avons supprimé le champ du numéro de téléphone à la caisse pour tous les clients américains. Remplir des formulaires n'est pas amusant, mais nous espérons que le fait de supprimer un champ inutile rendra le passage à la caisse un peu plus agréable.
Vous envisagez de prendre une décision similaire ? Vous pouvez lire les articles du blog de Wistia sur ce sujet.