21 trucos y tips de Asana para equipos
Nuestra guía de Asana fue bien recibida, así que decidimos compartir consejos y trucos adicionales para usar Asana en Sticker Mule. Al igual que nuestra guía, este documento fue escrito inicialmente para ayudar a nuestro equipo a utilizar mejor Asana, pero pensamos que otros equipos también podrían encontrarlo útil. Los 21 consejos y trucos que se enumeran a continuación cubren todas las características de Asana que queremos que nuestro equipo comprenda.
1. Convenciones de nombres de tareas
Iniciar los nombres de las tareas con verbos (por ejemplo, Considerar, Enviar, Arreglar, Añadir, Diseñar, Implementar, Ordenar)
Usar mayúsculas y minúsculas. Es más fácil de leer.
Ser conciso (mira los nombres de tareas de ejemplo a continuación).
Ejemplo de nombres de tareas:
Considerar utilizar Google Tag Manager
Rediseñar factura PDF
Diseñar la página de destino de acceso anticipado de etiquetas personalizadas
Implementar etiquetas personalizadas en la página de acceso anticipado
Solucionar el problema del validador de direcciones que presentaba direcciones idénticas
Enviar correo electrónico anunciando las etiquetas personalizadas
Encargar nuevas sillas para la oficina.
2. Cómo escribir una buena descripción de la tarea
Usar los títulos para dar estructura a la descripción de una tarea (CMD + B para negrita)
Incluir capturas de pantalla y screencasts cuando sea posible usando Zight App
Ser conciso y comprensivo. Las palabras innecesarias hacen perder el tiempo a los asignados, pero también lo hace el hacer que pidan aclaraciones.
3. Desactivar el correo electrónico
Para acelerar la adaptación, animamos a todos a desactivar las notificaciones de correo electrónico para acostumbrarse a confiar en la bandeja de entrada de Asana. Ve a la Bandeja de entrada y selecciona [Notificaciones por correo electrónico (mira a continuación) para hacer este cambio.
4. Asignar tareas durante la incorporación
Asignamos a todos las tareas como parte de su incorporación para que empiecen a utilizar la plataforma inmediatamente. Los ejemplos de tareas de incorporación que asignaremos incluyen "Realizar un pedido gratuito utilizando el crédito de la tienda", "Revisar y firmar el manual de la empresa" y "Desactivar las notificaciones de correo electrónico en Asana".
5. Usar hoy, próximamente y más tarde
Asana te permite organizar tu lista de tareas personales poniendo las tareas en Hoy (Tab+Y), Próxima (Tab+U) o Más tarde (Tab+L). Generalmente, ponemos las tareas actuales en "Hoy" aunque no se vayan a hacer hoy y usamos " Próximamente" para rastrear las tareas pendientes. La opción "Más tarde" hace un seguimiento de las tareas que podríamos hacer.
6. Los proyectos no son necesarios
Es útil organizar el trabajo usando proyectos, pero no agonice tratando de encontrar el proyecto correcto para cada tarea. Lo importante es crear tareas, asignarlas a la persona adecuada y notificar a las personas relevantes usando la función seguidores.
7. La tarea puede pertenecer a varios proyectos
La mayoría de los miembros del equipo sólo se preocupan por un conjunto limitado de proyectos. Para coordinar mejor, a veces colocamos tareas en múltiples proyectos para que las personas relevantes puedan verlas rápidamente. Por ejemplo, una tarea podría estar en los proyectos "Ideas del CS" y " Pago" si es a la vez un beneficio para nuestro equipo de CS y está relacionada con el pago.
8. Usar Tab+Q
Animamos a todos a crear tareas usando el atajo de teclado "Tab + Q". Esto acelera la creación de tareas y te ayuda a poner rápidamente todas tus tareas en Asana.
9. Fomentar la creación de tareas a través de otros canales
Nos animamos mutuamente a crear tareas de Asana cuando se identifican a través de otro canal (por ejemplo, en persona, Slack, etc.). Usualmente, esto es tan simple como decir "¿Puedes hacer una tarea en Asana y asignarla a (yo, tú mismo, otra persona)?". Es importante empujar a los nuevos miembros del equipo a crear tareas para que el uso de Asana se convierta rápidamente en un hábito.
10. Copiar y pegar plantillas
La función de plantillas de Asana es imperfecta, por lo que mantenemos nuestras plantillas en un Google Doc. A menudo publicamos las plantillas en una descripción del proyecto para un acceso rápido. Por ejemplo, nuestro proyecto "Incorporación y formación" incluye una plantilla de tareas comunes de incorporación. Los miembros de un equipo pueden copiar y pegar esta lista de tareas para crear subtareas que deben completarse para incorporar a una nueva contratación.
11. Crear tareas recurrentes
La mayoría de los negocios tienen muchas tareas que se repiten varias veces al año. Es útil crear tareas recurrentes para estas situaciones, de modo que no tenga que recordar hacer las cosas. Algunos ejemplos podrían ser: "Preparar las finanzas trimestrales", "Enviar regalos para las fiestas", "Probar los extintores de incendios", entre otras. Las tareas recurrentes son más útiles cuando las tareas se repiten con poca frecuencia.
12. Prueba la aplicación para móviles
La aplicación móvil Asana es especialmente útil para las personas que a menudo están lejos de sus escritorios. Por ejemplo, nuestros supervisores y personal de mantenimiento la utilizan regularmente.
13. Utilizar fechas de vencimiento + más tarde
Puede dar una fecha de vencimiento a las tareas que deben realizarse en un futuro lejano y moverlas a "Más tarde" (Tab+L) para limpiar tu lista de tareas. Cuando la tarea se venza, reaparecerá automáticamente en su lista de "Hoy" y se notificará en tu bandeja de entrada.
14. Adjuntar documentos de Google Docs
Puedes adjuntar los documentos de Google Docs a las tareas para que sea más fácil encontrarlos en el futuro. Los nombres de los archivos adjuntos se pueden buscar y aparecen en la vista "Archivos" de cada proyecto. Por este motivo, es preferible adjuntar un documento en lugar de simplemente copiar y pegar la URL.
15. Configurar las vistas guardadas
Asana tiene una poderosa función de búsqueda que puedes usar para construir tu propio conjunto de vistas guardadas personalizadas. Vale la pena tomarse un tiempo para configurar las vistas que hacen que Asana sea más fácil de usar para ti.
16. Guardar marcadores en Asana
Si visitas una página web en tu móvil que te da una idea para crear una tarea y tienes la aplicación Asana para móviles instalada, puedes enviar rápidamente una URL a Asana usando la función "Compartir" en iOS.
17. Integrar con GitHub
Conecta Asana a GitHub y podrás hacer referencia a las URLs de las tareas en las descripciones de las confirmaciones para publicar automáticamente las confirmaciones de las tareas.
18. Reenviar los correos electrónicos relacionados con las tareas a Asana
Reenvía un correo electrónico relacionado con la tarea a x@mail.asana.com y Asana creará automáticamente una tarea asignada a ti que incluye el correo electrónico en la descripción de la tarea. Una vez creada, puede colaborar con otros en la tarea o reasignarla. A menudo reenviamos facturas a Asana y las reasignamos a la persona apropiada para que las pague.
19. Utilizar el indicador de vacaciones
Asana deja que notifiques a tus compañeros de trabajo cuando estés de vacaciones. Configura tu indicador de vacaciones en "ausente" y cualquiera que te asigne una tarea verá que estás de vacaciones. Para configurar tu indicador de vacaciones ve a "Configuración de mi perfil".
20. Fusionar tareas duplicadas
Para mantener limpia a Asana es útil fusionar tareas similares cuando se identifican. Afortunadamente, Asana tiene una útil función de fusión (mira a continuación) que hace esto fácil.
21. Usar @menciones
La mayoría de los miembros del equipo se dan cuenta rápidamente de que puedes @mencionar a la gente, pero Asana también te permite @mencionar proyectos y tareas para vincularlos en las descripciones de las tareas o en los comentarios. Escribe @ y las primeras letras del objeto al que quieres hacer referencia y Asana te ayudará automáticamente a crear un enlace.
Pensamientos finales
Nuestro equipo remoto trabaja extraordinariamente bien en conjunto, no sólo porque compartimos las mismas herramientas, sino porque compartimos una perspectiva similar de trabajo. Todos tendemos a ser humildes, independientes, lógicos, reflexivos y autodidactas. Si también compartes estas características, estamos contratando.
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