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Sobre el soporte por teléfono

Publicado por Anthony Constantino

Recientemente hemos dejado de ofrecer soporte telefónico. Las razones para esto se explican a continuación:

El soporte telefónico es difícil de escalar.

No es fácil poner a una persona nueva al teléfono ya que tiene un control limitado sobre la dificultad de las llamadas que recibe. Por el contrario, puedes dejar que los agentes de soporte más nuevos respondan a los correos electrónicos fáciles hasta que se sientan cómodos manejando los más difíciles.

El soporte telefónico es difícil de controlar.

Escuchar las llamadas lleva mucho tiempo, pero escanear los correos electrónicos es rápido y eficiente. Me lleva una hora al día leer toda la comunicación de nuestro servicio de atención al cliente, pero es increíblemente útil. Nuestro equipo central lee la mayoría de nuestros correos electrónicos como fuente de ideas y para mantener el pulso en el rendimiento.

El soporte telefónico aumenta el número de personas.

El soporte telefónico es más intensivo en capital humano que el soporte por correo electrónico. Es difícil mantener la calidad de tu organización cuando el número de personas aumenta rápidamente. Errar en el lado de necesitar menos gente nos facilita asegurarnos de que todo nuestro personal es de primera categoría.

El soporte telefónico es difícil de automatizar.

El soporte por correo electrónico puede automatizarse mediante el desarrollo de preguntas frecuentes, macros, vídeos y sistemas de enrutamiento eficaces. No es posible automatizar el soporte telefónico en la misma medida.

El soporte telefónico no es conciso.

Nuestro objetivo es ser claros, concisos y completos en la forma en que respondemos a sus preguntas. A menudo esto significa tomarse un momento para investigar una respuesta y revisar nuestra respuesta con los compañeros de trabajo antes de responder. No es posible manejar una consulta telefónica difícil de esta manera sin ponerlo en espera o llamarlo más tarde.

El soporte telefónico no está documentado.

Los arreglos especiales hechos por teléfono deben ser documentados por un agente que pueda registrarlos de manera inexacta. Por el contrario, todas las consultas por correo electrónico están asociadas a tu cuenta y pueden ser vistas por todo nuestro equipo para que todos estemos familiarizados con tus necesidades.

Pensamientos finales...

Desde la implementación de este cambio, hemos revisado diligentemente cada interacción con los clientes, documentando los problemas y desarrollando soluciones para prevenir que los problemas comunes se repitan. La mayoría de las consultas de soporte existen porque hemos fallado en algún aspecto. O bien nuestro proceso tuvo un contratiempo o nuestra experiencia de pedidos fue confusa. Ya hemos solucionado docenas de pequeños problemas y pronto habrá más mejoras.

Un pequeño bono relacionado...

Eliminamos el campo de número de teléfono de la caja para todos los clientes de EE.UU. Rellenar los formularios no es divertido, pero esperamos que cortar un campo innecesario haga que el proceso de compra sea un poco más agradable.

¿Contemplando una decisión similar? Puede que quieras leer las entradas del blog de Wistia sobre este tema.

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