21 dicas e truques para equipes no Asana

O nosso guia do Asana foi tão bem recebido que decidimos compartilhar mais algumas dicas e truques para o uso do Asana na Sticker Mule. Assim como nosso guia, esse documento foi originalmente escrito para ajudar nossa equipe a usar melhor o Asana, mas achamos que ele também pode ser útil para outras equipes. As 21 dicas e truques listados abaixo cobrem todos os recursos do Asana que queremos que nosso pessoal entenda.

1. Convenções para nomes de tarefas

1. Comece os nomes das tarefas com verbos (p.ex.: Considerar, Enviar, Corrigir, Adicionar, Fazer design de, Implementar, Pedir)

2. Maiúsculas só no começo do título. Senão Fica Mais Difícil De Ler.

3. Seja conciso (veja os exemplos de nomes de tarefas abaixo).

Exemplos de nomes de tarefas

1. Considerar usar o Google Tag Manager

2. Adaptar PDF para faturas

3. Fazer páginas de entrada para acesso antecipado a etiquetas personalizadas

4. Implementar página de entrada para acesso antecipado das etiquetas personalizadas

5. Corrigir problema com validador de endereço apresentando endereços idênticos

6. Enviar e-mail anunciando etiquetas personalizadas

7. Comprar cadeiras novas para escritório

2. Como escrever uma boa descrição de tarefa

1. Use títulos para dar estrutura a uma descrição de tarefa (CMD + B para fazer negrito)

2. Inclua capturas e gravações de tela quando possível usando o Zight

3. Seja conciso e abrangente. Palavras desnecessárias gastam o tempo dos outros, mas pedir esclarecimentos também gasta.

3. Desative o e-mail

Para acelerar a adoção, encorajamos todos a desativar as notificações por e-mail, a fim de se acostumar a usar a caixa de entrada do Asana. Vá para a caixa de entrada e selecione "Notificações por e-mail"(ver abaixo) para fazer esta alteração.

4. Atribua tarefas durante o onboarding

Atribuímos tarefas a todo mundo como parte do processo de integração, a fim de que comecem a usar a plataforma imediatamente. Exemplos de tarefas de onboarding que atribuímos incluem: "Fazer um pedido gratuito usando crédito na loja", "Revisar e assinar o Manual da Empresa" e "Desativar notificações por e-mail no Asana".

5. Use hoje, em breve e mais tarde

O Asana permite organizar sua lista de tarefas pessoais de acordo com "Hoje" (Tab + Y), "Em breve" (Tab + U) ou "Mais tarde" (Tab + L). Geralmente, colocamos tarefas atuais em "Hoje" mesmo quando não serão feitas hoje e usamos "Em breve" para acompanhar tarefas pendentes. "Mais tarde" é usado para monitorar tarefas que pode ser que façamos.

6. Projetos não são necessários

É útil organizar o trabalho usando projetos, mas não é preciso agonizar tentando encontrar o projeto correto para cada tarefa. O importante é criar tarefas, atribuí-las à pessoa certa e notificar as pessoas relevantes usando a opção de seguidores (veja abaixo).

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7. Uma tarefa pode pertencer a vários projetos

A maioria dos membros da equipe só trabalham com uma quantidade limitada de projetos. Para coordenar melhor, às vezes colocamos tarefas em diferentes projetos, a fim de que as pessoas relevantes possam vê-las rapidamente. Por exemplo, uma tarefa pode estar nos projetos "Ideias de suporte ao cliente" e "Checkout", caso seja boa para a equipe de suporte e também se relacione ao processo de checkout.

8. Use Tab + Q

Encorajamos todo o mundo a criar tarefas usando o atalho "Tab + Q" no teclado. Isso acelera a criação de tarefas e ajuda você a rapidamente colocar todas suas tarefas no Asana.

9. Encoraje a criação de tarefas através de outros canais

Nós nos encorajamos uns aos outros a criar tarefas no Asana quando elas são identificadas através de outro canal (em pessoa, no Slack, etc.). Isso é simples, e geralmente consiste apenas em dizer: "Você pode criar uma tarefa no Asana e atribuir a (mim, si mesmo, outra pessoa)? É importante incentivar novos membros da equipe a criar tarefas a fim de formar rapidamente o hábito de trabalhar no Asana.

10. Copie e cole modelos

A funcionalidade de modelos do Asana é imperfeita, e por isso mantemos os nossos modelos em um Google Doc. Muitas vezes, postamos modelos para uma descrição de projeto, para acesso rápido. Por exemplo, o nosso projeto "Onboarding e treinamento" inclui um modelo de tarefas comuns de onboarding. Um membro da equipe pode copiar e colar esta lista de tarefas a fim de criar subtarefas que precisam ser completadas para a integração de um recém-contratado.

11. Crie tarefas recorrentes

A maioria das empresas tem um monte de tarefas que são repetidas algumas vezes no ano. É bom criar tarefas recorrentes para esse tipo de situação, para que você não precise se lembrar de criá-las no futuro. Exemplos podem ser: "Preparar relatório financeiro trimestral", "Enviar presentes de Natal", "Testar extintores de incêndio", etc. As tarefas recorrentes são extremamente úteis para tarefas que se repetem frequentemente.

12. Experimente o aplicativo móvel

O app para celular do Asana é especialmente útil para quem passa tempo longe do computador. Por exemplo, os nossos supervisores e pessoal de manutenção o usam regularmente.

13. Use datas de término + mais tarde

Você pode atribuir tarefas que precisam ser feitas em um futuro distante para uma determinada data e movê-las para a categoria "Mais tarde" (Tab+L) a fim de liberar sua lista de tarefas. Quando chegar o prazo da tarefa, ela reaparecerá automaticamente na sua lista para "Hoje" e você será notificado na caixa de entrada.

14. Anexe arquivos Google Docs

Você pode adicionar arquivos do Google Docs às tarefas para deixar mais fácil de encontrá-los no futuro. Nomes de anexos são incluídos no mecanismo de pesquisa da plataforma e aparecem na visualização "Arquivos" de cada projeto. Por este motivo, é preferível baixar o arquivo e anexar à tarefa, em vez de simplesmente copiar e colar o URL.

15. Configure visualizações salvas

O Asana tem um recurso muito potente de pesquisa que você pode usar para montar seu próprio conjunto de visualizações salvas. Vale a pena gastar um tempo para configurar visualizações que deixam o Asana mais fácil de usar para você.

16. Salve favoritos no Asana

Se você visita uma página web no seu celular que lhe dá a ideia de criar uma tarefa, e você tem o app móvel do Asana instalado, é fácil enviar rapidamente um URL para o Asana usando o recurso "Compartilhar" (tanto Android quanto iOS).

17. Integre com o GitHub

Conecte o Asana ao GitHub para poder referenciar URLs de tarefas em descrições de commit para postar commits automaticamente nas tarefas.

18. Encaminhe e-mails relacionados a tarefas para o Asana

Encaminhe um e-mail relacionado a uma tarefa para x@mail.asana.com e o Asana criará automaticamente uma tarefa atribuída a você que inclui o e-mail na descrição da tarefa. Após a tarefa ser criada, você poderá colaborar com outros na tarefa ou reatribuí-la. É comum encaminharmos faturas para o Asana e reatribuirmos para a pessoa a ser paga.

19. Use o indicador de férias

O Asana permite notificar colegas quando você sai de férias. Marque seu indicador de férias como "Ausente" — quem atribuir tarefas para você verá que você está de férias. Para definir seu indicador de férias, vá para "Minhas configurações de perfil".

20. Mescle tarefas duplicadas

Para manter o Asana bem organizado, é útil mesclar tarefas que você identificou serem similares. Por sorte, o Asana tem uma funcionalidade de mesclar (ver abaixo) que facilita isto.

21. Use @menções

A maioria das pessoas percebe de cara que dá para você @mencionar outros, mas o Asana também permite @mencionar projetos e tarefas a fim de puxar links para eles em descrições de tarefas ou comentários. Digite @ e as primeiras letras do objeto que você deseja referenciar, e o Asana ajudará automaticamente a criar o link.

Reflexões finais

A nossa equipe remota trabalha excepcionalmente bem em conjunto — não só porque compartilhamos as mesmas ferramentas, mas também porque compartilhamos uma perspectiva parecida de trabalho. Todos tendemos a ser humildes, independentes, lógicos, atenciosos e autodidáticos. Se você também compartilha estas características, estamos contratando.