21 conseils et astuces d'Asana pour les équipes

Notre guide d'utilisation Asana a remporté un tel succès que nous avons décidé de partager d'autres conseils et astuces pour utiliser Asana chez Sticker Mule. Tout comme notre guide, ce document a été initialement élaboré pour aider notre équipe à mieux utiliser Asana, mais nous avons pensé que d'autres équipes pourraient aussi en bénéficier. Les 21 conseils et astuces énumérés ci-dessous couvrent toutes les fonctionnalités d'Asana qui doivent être maîtrisées par notre équipe.

1. Règles pour la désignation des tâches

1. Commencez les noms de tâches par des verbes (c'est-à-dire Considérer, Envoyer, Corriger, Ajouter, Concevoir, Implémenter, Commander)
2. Utilisez des lettres minuscules, qui sont plus faciles à lire.
3. Soyez concis (exemples de noms de tâches).

2. Comment rédiger une bonne description de tâche

1. Utilisez des titres pour structurer la description d'une tâche (CMD + B pour le gras)
2. Incluez des captures d'écran et des vidéos chaque fois que vous le pouvez en utilisant CloudApp
3. Soyez concis et précis. Les mots inutiles font perdre du temps aux collaborateurs, tout comme les demandes d'éclaircissement.

3. Désactivez les notifications par e-mail

Pour accélérer le processus de prise en main, nous encourageons chacun à désactiver les notifications par e-mail afin de prendre l'habitude de se fier à la boîte de réception Asana. Rendez-vous dans la boîte de réception et sélectionnez Notifications des e-mails pour effectuer ce changement.

4. Assignez des tâches pendant la phase d'intégration

Nous assignons à chaque recrue des tâches dans le cadre de son intégration afin qu'elle commence à utiliser la plateforme immédiatement. Parmi les exemples de tâches d'accueil que nous assignons, citons notamment « Passer une commande gratuitement en utilisant le crédit du magasin », « Consulter et signer le manuel de l'entreprise », et « Désactiver les notifications par e-mail dans Asana ».

5. Utilisez la fonction « Today » (aujourd'hui), « Upcoming » (Prochainement) et « Later » (plus tard)

Asana vous permet d'organiser votre liste de tâches personnelles en classant les tâches dans Today (Tab+Y), Upcoming (Tab+U) ou Later (Tab+L). En général, nous mettons les tâches en cours dans « Today » même si elles ne doivent pas être faites aujourd'hui et nous utilisons « Upcoming » pour suivre les tâches en attente. « Later » permet de suivre les tâches que nous aurons peut-être à faire.

6. Il n'est pas nécessaire de tout classer en projets

Il est utile d'organiser le travail par projets, mais ne vous acharnez pas à trouver un projet correspondant à chaque tâche. L'important est de créer des tâches, de les attribuer à la bonne personne et d'en informer les personnes concernées à l'aide de la fonction de suivi.

7. Une tâche peut appartenir à plusieurs projets

La plupart des membres de l'équipe ne s'intéressent qu'à un ensemble limité de projets. Pour assurer une meilleure coordination, nous répartissons parfois les tâches entre plusieurs projets afin que les personnes concernées puissent les consulter rapidement. Par exemple, une tâche peut être dans le projet « CS ideas » et « Checkout » (caisse) si elle est à la fois un avantage pour notre équipe CS et liée à notre checkout.

8. Utilisez Tab+Q

Nous encourageons chacun à créer des tâches en utilisant le raccourci clavier « Tab + Q ». Cela accélère la création des tâches et vous aide à entrer rapidement toutes vos tâches dans Asana.

9. Encouragez la création de tâches à travers d'autres canaux

Nous nous encourageons mutuellement à créer des tâches Asana lorsqu'elles sont identifiées à travers un autre canal (c'est-à-dire en personne, Slack, etc.). Habituellement, il suffit de dire : « Pouvez-vous créer une tâche dans Asana et l'attribuer à (moi, vous-même, une autre personne) ? » Il est important de pousser les nouveaux membres de l'équipe à créer des tâches afin que l'utilisation d'Asana devienne rapidement une habitude.

10. Copiez et collez les modèles

La fonctionnalité des modèles d'Asana étant imparfaite, nous conservons nos modèles dans un Google Doc. Souvent, nous publions les modèles dans une description de projet pour un accès rapide. Par exemple, notre projet « Intégration et formation » comprend un modèle de tâches communes d'intégration. Les membres de l'équipe peuvent copier et coller cette liste de tâches pour créer des sous-tâches qui doivent être accomplies pour l'intégration d'un nouvel employé.

11. Créez des tâches récurrentes

La plupart des entreprises ont de nombreuses tâches qui se répètent plusieurs fois par an. Il est intéressant de créer des tâches récurrentes pour ces situations afin de faciliter l'exécution de ces tâches. Par exemple, « Préparer les comptes trimestriels », « Envoyer les cadeaux de fin d'année », « Tester les extincteurs », etc. Les tâches récurrentes sont plus utiles lorsque les tâches ne se répètent pas très souvent.

12. Essayez l'application mobile

L'application mobile Asana est particulièrement utile pour les personnes qui sont souvent loin de leur bureau. Par exemple, nos superviseurs et notre personnel d'entretien l'utilisent régulièrement.

13. Utilisez les « Due date » (dates d'échéance) + « Later »

Vous pouvez donner une date d'échéance aux tâches qui doivent être effectuées dans un avenir lointain et les déplacer vers « Later » (Tab+L) pour nettoyer votre liste de tâches. Lorsque la tâche arrive à échéance, elle réapparaîtra automatiquement dans votre liste « Today » et vous en serez informé dans votre boîte de réception.

14. Attachez des documents Google Docs

Vous pouvez joindre des Google Doc's aux tâches pour faciliter leur recherche à l'avenir. Les noms des pièces jointes sont consultables et apparaissent dans la fenêtre « Files » (Fichiers) pour chaque projet. Il est donc préférable de joindre un document plutôt que de simplement copier-coller l'URL.

15. Configurez les vues enregistrées

Asana dispose d'une puissante fonctionnalité de recherche que vous pouvez utiliser pour créer votre propre ensemble de vues personnalisées enregistrées. Cela vaut la peine de prendre un peu de temps pour mettre en place des vues qui vous facilitent l'utilisation d'Asana.

16. Enregistrez vos favoris dans Asana

Si vous visitez une page web sur mobile qui suscite chez vous une idée pour créer une tâche et que vous avez déjà installé l'application mobile Asana, vous pouvez rapidement envoyer une adresse URL à Asana en utilisant la fonction « Partager » d'iOS.

17. Intégrez le système à GitHub

Connectez Asana à GitHub et vous pourrez référencer les URL des tâches dans les descriptions de commit afin de poster automatiquement les commits des tâches.

18. Transférez les e-mails relatifs aux tâches dans Asana

Transférez un e-mail relatif à une tâche à x@mail.asana.com et Asana créera automatiquement une tâche qui vous sera assignée et qui inclura l’e-mail dans la description de la tâche. Une fois créée, vous pouvez collaborer avec d'autres personnes sur la tâche ou la réassigner. Nous transmettons souvent les factures reçues dans Asana puis les réaffectons à la bonne personne.

19. Utilisez l'indicateur de vacances

Asana vous permet d'avertir vos collègues lorsque vous êtes en vacances. Réglez votre indicateur de vacances sur « absent » et toute personne vous assignant une tâche verra que vous êtes en vacances. Pour définir votre indicateur de vacances, allez dans « Mes paramètres de profil ».

20. Fusionnez les tâches en double

Pour garder Asana propre, il est utile de fusionner les tâches similaires lorsqu'elles sont identifiées. Heureusement, Asana crée une fonctionnalité de fusion qui facilite cette opération.

21. Utilisez les @mentions

La plupart des membres d'équipe comprennent rapidement que vous pouvez @mentionner des personnes, mais Asana vous permet également de @mentionner des projets et des tâches pour les relier dans des descriptions de tâches ou des commentaires. Tapez @ et les premières lettres de l'objet que vous voulez référencer et Asana vous aidera automatiquement à créer un lien.

En conclusion

Les membres de notre équipe qui travaillent à distance collaborent extraordinairement bien, non seulement parce que nous partageons les mêmes outils, mais aussi parce que nous avons une vision similaire du travail. Nous avons tous tendance à être humbles, indépendants, logiques, réfléchis et autodidactes. Si vous partagez également ces qualités, rejoignez notre équipe.