21 dicas e truques para equipes no Asana
Publicado por Anthony Constantino em
O nosso guia do Asana foi tão bem recebido que decidimos compartilhar mais algumas dicas e truques para o uso do Asana na Sticker Mule. Assim como nosso guia, esse documento foi originalmente escrito para ajudar nossa equipe a usar melhor o Asana, mas achamos que ele também pode ser útil para outras equipes. As 21 dicas e truques listados abaixo cobrem todos os recursos do Asana que queremos que nosso pessoal entenda.
1. Convenções para nomes de tarefas
- Comece os nomes das tarefas com verbos (p.ex.: Considerar, Enviar, Corrigir, Adicionar, Fazer design de, Implementar, Pedir)
- Maiúsculas só no começo do título. Senão Fica Mais Difícil De Ler.
- Seja conciso (veja os exemplos de nomes de tarefas abaixo).
Exemplos de nomes de tarefas
- Considerar usar o Google Tag Manager
- Adaptar PDF para faturas
- Fazer páginas de entrada para acesso antecipado a etiquetas personalizadas
- Implementar página de entrada para acesso antecipado das etiquetas personalizadas
- Corrigir problema com validador de endereço apresentando endereços idênticos
- Enviar e-mail anunciando etiquetas personalizadas
- Comprar cadeiras novas para escritório
2. Como escrever uma boa descrição de tarefa
- Use títulos para dar estrutura a uma descrição de tarefa (CMD + B para fazer negrito)
- Inclua capturas e gravações de tela quando possível usando o Zight
- Seja conciso e abrangente. Palavras desnecessárias gastam o tempo dos outros, mas pedir esclarecimentos também gasta.
3. Desative o e-mail
Para acelerar a adoção, encorajamos todos a desativar as notificações por e-mail, a fim de se acostumar a usar a caixa de entrada do Asana. Vá para a caixa de entrada e selecione "Notificações por e-mail"(ver abaixo) para fazer esta alteração.
4. Atribua tarefas durante o onboarding
Atribuímos tarefas a todo mundo como parte do processo de integração, a fim de que comecem a usar a plataforma imediatamente. Exemplos de tarefas de onboarding que atribuímos incluem: "Fazer um pedido gratuito usando crédito na loja", "Revisar e assinar o Manual da Empresa" e "Desativar notificações por e-mail no Asana".
5. Use hoje, em breve e mais tarde
O Asana permite organizar sua lista de tarefas pessoais de acordo com "Hoje" (Tab + Y), "Em breve" (Tab + U) ou "Mais tarde" (Tab + L). Geralmente, colocamos tarefas atuais em "Hoje" mesmo quando não serão feitas hoje e usamos "Em breve" para acompanhar tarefas pendentes. "Mais tarde" é usado para monitorar tarefas que pode ser que façamos.
6. Projetos não são necessários
É útil organizar o trabalho usando projetos, mas não é preciso agonizar tentando encontrar o projeto correto para cada tarefa. O importante é criar tarefas, atribuí-las à pessoa certa e notificar as pessoas relevantes usando a opção de seguidores (veja abaixo).
7. Uma tarefa pode pertencer a vários projetos
A maioria dos membros da equipe só trabalham com uma quantidade limitada de projetos. Para coordenar melhor, às vezes colocamos tarefas em diferentes projetos, a fim de que as pessoas relevantes possam vê-las rapidamente. Por exemplo, uma tarefa pode estar nos projetos "Ideias de suporte ao cliente" e "Checkout", caso seja boa para a equipe de suporte e também se relacione ao processo de checkout.
8. Use Tab + Q
Encorajamos todo o mundo a criar tarefas usando o atalho "Tab + Q" no teclado. Isso acelera a criação de tarefas e ajuda você a rapidamente colocar todas suas tarefas no Asana.
9. Encoraje a criação de tarefas através de outros canais
Nós nos encorajamos uns aos outros a criar tarefas no Asana quando elas são identificadas através de outro canal (em pessoa, no Slack, etc.). Isso é simples, e geralmente consiste apenas em dizer: "Você pode criar uma tarefa no Asana e atribuir a (mim, si mesmo, outra pessoa)? É importante incentivar novos membros da equipe a criar tarefas a fim de formar rapidamente o hábito de trabalhar no Asana.
10. Copie e cole modelos
A funcionalidade de modelos do Asana é imperfeita, e por isso mantemos os nossos modelos em um Google Doc. Muitas vezes, postamos modelos para uma descrição de projeto, para acesso rápido. Por exemplo, o nosso projeto "Onboarding e treinamento" inclui um modelo de tarefas comuns de onboarding. Um membro da equipe pode copiar e colar esta lista de tarefas a fim de criar subtarefas que precisam ser completadas para a integração de um recém-contratado.
11. Crie tarefas recorrentes
A maioria das empresas tem um monte de tarefas que são repetidas algumas vezes no ano. É bom criar tarefas recorrentes para esse tipo de situação, para que você não precise se lembrar de criá-las no futuro. Exemplos podem ser: "Preparar relatório financeiro trimestral", "Enviar presentes de Natal", "Testar extintores de incêndio", etc. As tarefas recorrentes são extremamente úteis para tarefas que se repetem frequentemente.
12. Experimente o aplicativo móvel
O app para celular do Asana é especialmente útil para quem passa tempo longe do computador. Por exemplo, os nossos supervisores e pessoal de manutenção o usam regularmente.
13. Use datas de término + mais tarde
Você pode atribuir tarefas que precisam ser feitas em um futuro distante para uma determinada data e movê-las para a categoria "Mais tarde" (Tab+L) a fim de liberar sua lista de tarefas. Quando chegar o prazo da tarefa, ela reaparecerá automaticamente na sua lista para "Hoje" e você será notificado na caixa de entrada.
14. Anexe arquivos Google Docs
Você pode adicionar arquivos do Google Docs às tarefas para deixar mais fácil de encontrá-los no futuro. Nomes de anexos são incluídos no mecanismo de pesquisa da plataforma e aparecem na visualização "Arquivos" de cada projeto. Por este motivo, é preferível baixar o arquivo e anexar à tarefa, em vez de simplesmente copiar e colar o URL.
15. Configure visualizações salvas
O Asana tem um recurso muito potente de pesquisa que você pode usar para montar seu próprio conjunto de visualizações salvas. Vale a pena gastar um tempo para configurar visualizações que deixam o Asana mais fácil de usar para você.
16. Salve favoritos no Asana
Se você visita uma página web no seu celular que lhe dá a ideia de criar uma tarefa, e você tem o app móvel do Asana instalado, é fácil enviar rapidamente um URL para o Asana usando o recurso "Compartilhar" (tanto Android quanto iOS).
17. Integre com o GitHub
Conecte o Asana ao GitHub para poder referenciar URLs de tarefas em descrições de commit para postar commits automaticamente nas tarefas.
18. Encaminhe e-mails relacionados a tarefas para o Asana
Encaminhe um e-mail relacionado a uma tarefa para x@mail.asana.com e o Asana criará automaticamente uma tarefa atribuída a você que inclui o e-mail na descrição da tarefa. Após a tarefa ser criada, você poderá colaborar com outros na tarefa ou reatribuí-la. É comum encaminharmos faturas para o Asana e reatribuirmos para a pessoa a ser paga.
19. Use o indicador de férias
O Asana permite notificar colegas quando você sai de férias. Marque seu indicador de férias como "Ausente" — quem atribuir tarefas para você verá que você está de férias. Para definir seu indicador de férias, vá para "Minhas configurações de perfil".
20. Mescle tarefas duplicadas
Para manter o Asana bem organizado, é útil mesclar tarefas que você identificou serem similares. Por sorte, o Asana tem uma funcionalidade de mesclar (ver abaixo) que facilita isto.
21. Use @menções
A maioria das pessoas percebe de cara que dá para você @mencionar outros, mas o Asana também permite @mencionar projetos e tarefas a fim de puxar links para eles em descrições de tarefas ou comentários. Digite @ e as primeiras letras do objeto que você deseja referenciar, e o Asana ajudará automaticamente a criar o link.
Reflexões finais
A nossa equipe remota trabalha excepcionalmente bem em conjunto — não só porque compartilhamos as mesmas ferramentas, mas também porque compartilhamos uma perspectiva parecida de trabalho. Todos tendemos a ser humildes, independentes, lógicos, atenciosos e autodidáticos. Se você também compartilha estas características, estamos contratando.