La guida Sticker Mule ad Asana

Asana è la piattaforma di gestione delle attività di Sticker Mule. La utilizziamo per creare, tracciare, assegnare, discutere e completare ogni attività che non è gestita da un sistema specializzato. Asana è un sistema flessibile e ricco di funzionalità e per questo all'inizio può suscitare timore. Non c'è un modo definitivo di utilizzare Asana correttamente. Per sfruttarne appieno il valore è richiesto un impegno iniziale e una disponibilità a stabilire convenzioni per standardizzare l'utilizzo.

Abbiamo stilato questa guida per spiegare come utilizziamo Asana in Sticker Mule. L'abbiamo progettata come un riferimento per il nostro team e pubblicata a vantaggio di altri team che potranno trovarla utile.

Come organizziamo le attività in Asana

Asana promuove la creazione di team di persone che gestiscono progetti, composti da attività e attività secondarie. Di solito non lo utilizziamo in questo modo, perché per la maggior parte ci occupiamo di progetti piccoli. Non ha senso per noi creare centinaia di progetti, per cui abbiamo ridefinito le convenzioni di Asana per classificare il nostro lavoro.

Non ha senso per noi creare centinaia di progetti, per cui abbiamo ridefinito le convenzioni di Asana per classificare il nostro lavoro.

Utilizziamo i team per creare categorie di livello principale e i progetti per creare le sottocategorie. Un'attività all'interno di un progetto, ovvero una sottocategoria, può essere un'attività a sé o un progetto organizzato mediante attività secondarie. A volte usiamo i progetti Asana anche per tenere traccia di progetti reali. Le nostre categorie di livello principale, configurate come team, sono:

Product design (Design del prodotto)

Con il team di design del prodotto, i miglioramenti ai nostri prodotti (ovvero il sito web e le app correlate) vengono classificati mediante l'inserimento in categorie (tramite i progetti) per ogni area funzionale: carrello, checkout, ordini ripetuti, recensioni e così via.

Periodicamente assegniamo priorità alle attività all'interno di ciascuna area funzionale (progetto) e utilizziamo i titoli delle sezioni per ordinare le attività in base alla priorità. Quando iniziamo a lavorare su una determinata area, possiamo scorrere rapidamente un elenco di miglioramenti correlati, ordinati per priorità. Ad esempio, se uno sviluppatore sta lavorando al carrello, può consultare il progetto del carrello per recuperare rapidamente qualche altra attività da completare.

Development (Sviluppo)

Con il team di sviluppo il lavoro di sviluppo viene classificato mediante la creazione di progetti di cui tenere traccia: difetti, limature, attività ad alta priorità e la nostra roadmap. La roadmap offre una panoramica ad alto livello dei principali miglioramenti che intendiamo realizzare.

Riusciamo anche a mantenere la concentrazione utilizzando un progetto "Rough edges" (Limature) per classificare miglioramenti che non sarebbero notati dalla maggior parte degli utenti. Per la maggior parte, le "limature" sono correzioni facili da apportare e il nostro team se ne occupa negli intervalli tra i progetti più sostanziali.

Infine, a volte creiamo progetti per tenere traccia di progetti reali svolti dal nostro team di sviluppo, se le dimensioni sono sostanziali.

Operations (Operazioni)

Con il team delle operazioni organizziamo il lavoro correlato ai miglioramenti operativi. Dal momento che la maggior parte dei progetti sulle operazioni è sostanziale, utilizziamo i progetti Asana all'interno di questo team per tenere traccia dei progetti reali. I progetti sono ordinati grossolanamente per priorità dall'alto verso il basso e possono essere monitorati da chiunque.

Abbiamo puoi un progetto generico, "Ops ideas" (Idee operative) con cui teniamo traccia delle idee che potrebbero portare a miglioramenti operativi. Tutti sono liberi di pubblicare un'idea nel progetto "Ops ideas" (Idee operative). Se un'attività all'interno del progetto riceve il via libera e sembra essere sostanziale, possiamo convertirla in un progetto reale.

Marketing

Nel team del marketing sono inclusi progetti che categorizzano il lavoro per area funzionale, ovvero email, pubblicità, contenuto, conversioni, lanci e così via. All'interno di ogni progetto, utilizziamo i titoli delle sezioni per ordinare le attività per priorità. Abbiamo poi "Marketing ideas" (Idee di marketing), in cui teniamo traccia di tutte le attività che non rientrano in una categoria esistente.

A livello ideale, ogni area dovrebbe essere responsabilità di una persona, ma il nostro team è ancora piccolo, per cui la maggior parte di noi ne supervisiona diverse.

Customer Service (Assistenza clienti)

Il team di assistenza clienti include un progetto "CS ideas" (Idee per l'assistenza clienti), con cui teniamo traccia delle attività che portano a miglioramenti dell'assistenza ai clienti, un progetto "FAQs" (Domande frequenti) con cui teniamo traccia delle domande frequenti da creare o revisionare, e un progetto "Priorità", con cui tracciamo gli ordini da spedire in anticipo.

Qualsiasi post nel progetto "CS ideas" (Idee per l'assistenza clienti) è volto a raggiungere due specifici risultati: migliorare l'efficienza dell'assistenza clienti o ridurre il bisogno dei clienti di rivolgersi all'assistenza.

Human Resources (Risorse umane)

Il team delle risorse umane include un progetto "Positions" (Posizioni) con cui teniamo traccia di tutte le posizioni aperte e potenziali. Utilizziamo attività secondarie all'interno di ogni posizione per tracciare ulteriori attività da svolgere per far occupare la posizione, ovvero pubblicare annunci, creare una descrizione del lavoro e così via.

Abbiamo inoltre un progetto "Onboarding & Training" (Onboarding e formazione), in cui creiamo attività per rappresentare ogni neoassunto e attività secondarie che riflettono l'onboarding e la formazione.

Trucchi e consigli su Asana

Convenzioni di denominazione delle attività

1. Fai iniziare i nomi delle attività con dei verbi, ovvero Considerare, Inviare, Correggere, Aggiungere, Progettare, Implementare, Ordinare
2. Usa la maiuscola solo all'inizio della frase. Il Testo Sarà Più Facile Da Leggere.
3. Sii conciso.

Esempi di nomi di attività:

1. Considerare se utilizzare Google Tag Manager
2. Ridisegnare il PDF della fattura
3. Progettare la pagina iniziale di accesso in anteprima alle etichette personalizzate
4. Implementare la pagina iniziale di accesso in anteprima alle etichette personalizzate
5. Correggere il problema per cui la convalida indirizzi presenta indirizzi identici
6. Inviare e-mail di annuncio delle etichette personalizzate
7. Ordinare nuove sedie per l'ufficio.

Come scrivere una buona descrizione dell'attività

1. Utilizza titoli per dare una struttura alla descrizione di un'attività (CMD + B per il grassetto)
2. Includi screenshot e screencast quando possibile utilizzando Cloudapp
3. Sii conciso ed esauriente. Le parole superflue fanno perdere tempo all'assegnatario dell'attività, ma anche dover chiedere chiarimenti ha lo stesso risultato.

Disattiva le e-mail

Per rendere più rapida l'adozione di Asana incoraggiamo tutti a disattivare le notifiche e-mail per abituarsi a fare affidamento sulla inbox di Asana.

Assegna attività durante l'onboarding

Assegniamo a tutti attività in Asana nell'ambito del processo di onboarding, così che possano iniziare a utilizzare la piattaforma immediatamente. Tra gli esempi di attività di onboarding che assegniamo: "Inserire un ordine gratuito utilizzando il credito spendibile", "Leggere e firmare il manuale delle procedure aziendali" e "Disattivare le notifiche e-mail in Asana".

Assegniamo a tutti attività in Asana nell'ambito del processo di onboarding, così che possano iniziare a utilizzare la piattaforma immediatamente.

Usa Today, Upcoming e Later

Asana ti consente di organizzare l'elenco di attività personali classificandole per oggi (Tab+Y), prossimamente (Tab+U) o in seguito (Tab+L). In genere inseriamo le attività correnti in "Today" (Oggi), anche se non devono essere svolte oggi, e utilizziamo "Upcoming" (Prossimamente) per tenere traccia delle attività in sospeso. Con "Later" (In seguito) tracciamo le attività che potremmo svolgere in futuro.

I progetti non sono obbligatori

È utile categorizzare il lavoro con i progetti, ma non affaticarti troppo a cercare di trovare il progetto corretto per ogni attività. La cosa importante è creare le attività, assegnarle alla persona adeguata e informare chi di dovere utilizzando la funzionalità Followers.

Le attività possono appartenere a più progetti

Spesso inseriamo le attività in più di un progetto. La maggior parte dei membri dei team si occupa solo di un insieme limitato di progetti, o categorie di attività. Per coordinarci meglio, a volte classifichiamo le attività in più progetti in modo che siano rapidamente visibili alle persone interessate. Ad esempio, un'attività può essere nel progetto "CS ideas" (Idee per l'assistenza clienti) e in "Checkout" se è sia un vantaggio per il nostro team di assistenza clienti sia un aspetto correlato al nostro checkout.

Usa Tab+Q

Incoraggiamo tutti a creare le attività utilizzando la scelta rapida da tastiera "Tab + Q". Rende più rapida la creazione delle attività e ti aiuta a inserire rapidamente tutte le tue attività in Asana.

Incoraggia la creazione di attività tramite altri canali

Ci incoraggiamo a vicenda a creare attività in Asana quando vengono identificate tramite un altro canale, ad esempio di persona o su Slack. Di solito, si tratta semplicemente di dire "Puoi creare un'attività in Asana e assegnarla a (me, te, un altro)?". Questo è particolarmente importante per i nuovi membri del team, che così acquisiscono rapidamente l'abitudine a utilizzare Asana.

Copia e incolla modelli

La funzionalità Templates (Modelli) di Asana è imperfetta, per cui gestiamo i nostri modelli in Google Doc. Spesso pubblichiamo i modelli nella descrizione di un progetto per renderli rapidamente accessibili. Ad esempio, il nostro progetto "Onboarding & Training" (Onboarding e formazione) include un modello di attività di onboarding comuni. I membri di un team possono copiare e incollare questo elenco di attività per creare attività secondarie da completare per l'onboarding di un nuovo assunto.

Speriamo che Asana realizzi un vero motore di modelli per facilitare la gestione di elenchi di attività riutilizzabili, che possono essere aggiunti come attività secondarie ad attività esistenti o come attività a progetti.

È frequente che i nuovi membri del team abbiano reticenze ad adottare Asana per poi diventarne fervidi sostenitori nell'arco di qualche settimana.

Conclusioni

Asana è più complesso di altre piattaforme di gestione delle attività, per cui è frequente che i nuovi membri del team abbiano reticenze ad adottarlo, per poi diventarne fervidi sostenitori nell'arco di qualche settimana. Senza Asana e le convenzioni su cui basiamo il nostro utilizzo, non saremmo in grado di coordinarci armoniosamente e coltivare un team remoto.

Asana è di grande aiuto, ma può facilmente diventare un caos se non si presta attenzione a mantenerlo ben organizzato. Man mano che continuiamo a crescere e a lanciare nuovi prodotti (come le calamite personalizzate), la documentazione e le convenzioni continueranno a evolversi.

Il nostro team lavora straordinariamente bene insieme non solo perché condivide gli stessi strumenti, ma perché condivide la stessa visione del lavoro. Tutti tendiamo a essere umili, indipendenti, logici, riflessivi e autodidatti.

Se anche tu hai queste caratteristiche, stiamo assumendo.