21 truques e dicas da Asana para equipas
Publicado por Anthony Constantino em
O nosso guia da Asana foi bem recebido, por isso decidimos partilhar dicas e truques adicionais para usar a Asana na Sticker Mule. Tal como o nosso guia, este documento foi inicialmente escrito para ajudar a nossa equipa a utilizar melhor a Asana, mas pensámos que outras equipas também o poderiam achar útil. As 21 dicas e truques enumerados abaixo cobrem todas as características da Asana que queremos que a nossa equipa compreenda.
1. Convenções de nomes de tarefas
- Iniciar nomes de tarefas com verbos (Por ex: Considerar, Enviar, Arranjar, Adicionar, Conceber, Implementar, Encomendar)
- Usar maiúsculas e minúsculas. É Mais Fácil de Ler.
- Seja conciso (veja o exemplo de nomes de tarefas abaixo).
Exemplo de nomes de tarefas:
- Considerar a utilização do Google Tag Manager
- Reformular o PDF da fatura
- Conceber uma landing page de acesso antecipado para etiquetas personalizadas
- implementar landing page de acesso antecipado às etiquetas personalizadas
- Corrigir o problema do validador de moradas apresentar moradas idênticas
- Enviar e-mail a anunciar as etiquetas personalizadas
- encomendar novas cadeiras para o escritório.
2. Como escrever uma boa descrição da tarefa
- Utilizar títulos para dar estrutura a uma descrição de tarefa (CMD + B para negrito)
- Incluir screenshots e screencasts quando possível utilizando o ZightApp
- Ser conciso e abrangente. Palavras desnecessárias desperdiçam o tempo do destinatário, mas o mesmo acontece se estes tiverem de pedir esclarecimentos.
3. Desativar o e-mail
Para acelerar a adaptação, encorajamos todos a desligarem as notificações por e-mail para se habituarem a confiar na caixa de entrada da Asana. Vá à Caixa de entrada e seleccione Notificações por email (ver abaixo) para fazer esta alteração.
4. Atribuir tarefas durante o acolhimento
Atribuímos a cada um tarefas como parte do seu acolhimento para que comecem imediatamente a utilizar a plataforma. As tarefas de acolhimento que iremos atribuir incluem "Fazer uma encomenda gratuita utilizando o crédito da loja", "Rever e assinar o manual da empresa", e "Desligar as notificações por e-mail na Asana".
5. Utilizar hoje, nos próximos dias e mais tarde
A Asana permite-lhe organizar a sua lista de tarefas pessoais colocando tarefas em Hoje (Tab+Y), Nos próximos dias (Tab+U) ou Mais tarde (Tab+L). Geralmente, colocamos tarefas atuais em "Hoje" mesmo que não sejam para ser feitas hoje e usamos "Nos próximos dias" para localizar tarefas pendentes. "Mais tarde" faz o seguimento das tarefas que podemos fazer.
6. Os projetos não são necessários
É útil organizar o trabalho utilizando projetos mas não se enerve ao tentar encontrar o projeto correto para cada tarefa. O importante é criar tarefas, atribuí-las à pessoa adequada e notificar as pessoas relevantes utilizando a função seguidores (var abaixo).
7. A tarefa pode pertencer a múltiplos projetos
A maioria dos membros da equipa só se preocupa com um conjunto limitado de projetos. Para melhor coordenação, por vezes colocamos tarefas em múltiplos projetos para que as pessoas relevantes possam vê-los rapidamente. Por exemplo, uma tarefa pode estar no projetos "Ideias do CS" e no "Checkout" se for tanto um benefício para a nossa equipa CS como relacionado com o nosso checkout.
8. Usar Tab+Q
Encorajamos todos a criar tarefas usando o atalho de teclado "Tab + Q". Acelera a criação de tarefas e ajuda-o a colocar rapidamente todas as suas tarefas em Asana.
9. Encorajar a criação de tarefas através de outros canais
Encorajamo-nos mutuamente a criar tarefas na Asana quando são identificadas através de outro canal (por exemplo, pessoalmente, Slack, etc.). Normalmente, isto é tão simples como dizer "Podes criar uma tarefa na Asana e atribuí-la a (mim, a ti próprio, outra pessoa)"? É importante encorajar novos membros da equipa a criar tarefas de modo a que a utilização da Asana se torne rapidamente um hábito.
10. Copiar e colar os modelos
A função de modelos da Asana é imperfeita, pelo que mantemos os nossos modelos num documento Google. Muitas vezes colocamos os modelos numa descrição do projeto para um acesso rápido. Por exemplo, o nosso projeto "Acolhimento e formação" inclui um modelo de tarefas comuns de acolhimento. Um membro de uma equipa pode copiar e colar esta lista de tarefas para criar sub-tarefas que precisam de ser completadas no acolhimento de uma nova contratação.
11. Criar tarefas recorrentes
A maioria das empresas tem muitas tarefas que se repetem algumas vezes por ano. É útil criar tarefas recorrentes para estas situações, para que não precise de se lembrar de fazer coisas. Exemplos podem incluir "Preparar finanças trimestrais", "Enviar presentes para as festividades", "Testar extintores de incêndio", etc. Tarefas recorrentes são mais úteis quando as tarefas se repetem com pouca frequência.
12. Experimente a app para telemóvel
A app da Asana é especialmente útil para pessoas que estão frequentemente longe das suas secretárias. Por exemplo, os nossos supervisores e pessoal de manutenção utilizam-na regularmente.
13. Usar datas de vencimento + mais tarde
Pode atribuir uma data de vencimento às tarefas que precisam de ser feitas num futuro distante e mudá-las para "Mais tarde" (Tab+L) para limpar a sua lista de tarefas. Quando a tarefa vencer, reaparecerá automaticamente na sua lista "Hoje" e será notificado na sua caixa de entrada.
14. Anexar Google Docs
Pode anexar o Google Docs a tarefas para facilitar a sua localização no futuro. Os nomes dos anexos são pesquisáveis e aparecem nos "Ficheiros" de cada projeto. Por este motivo, é preferível anexar um documento em vez de simplesmente copiar+colar o URL.
15. Configurar visualizações guardadas
A Asana tem uma poderosa funcionalidade de pesquisa que pode utilizar para construir o seu próprio conjunto de visualizações personalizadas guardadas. Vale a pena levar algum tempo a configurar visualizações que tornem a Asana mais fácil de usar para si.
16. Guardar marcadores na Asana
Se visitar uma página web no telemóvel que desencadeia uma ideia para criar uma tarefa e tiver a aplicação móvel da Asana instalada, pode enviar rapidamente um URL para a Asana usando a funcionalidade "Partilhar" no iOS.
17. Integrar com o GitHub
Conecte a Asana ao GitHub e poderá fazer referência às URLs das tarefas nas descrições das confirmações para publicar automaticamente as confirmações das tarefas.
18. Encaminhar e-mails relacionados com tarefas para a Asana
Encaminhar uma mensagem de e-mail relacionada com as tarefas para x@mail.asana.com e a Asana criará automaticamente uma tarefa atribuída a si que inclui o e-mail na descrição da tarefa. Uma vez criada, pode colaborar com outras pessoas na tarefa ou reatribui-la. Muitas vezes reencaminhamos faturas para a Asana e reencaminhamo-las para a pessoa a quem tem de ser feito o pagamento.
19. Usar o indicador de férias
A Asana permite notificar os colegas de trabalho quando estiver de férias. Defina o seu indicador de férias para "ausente" e qualquer pessoa que lhe atribua uma tarefa verá que está de férias. Para definir o seu indicador de férias, vá a "As minhas definições de perfil".
20. Fundir tarefas duplicadas
Para manter a Asana limpa é útil fundir tarefas semelhantes quando são identificadas. Felizmente, a Asana tem uma funcionalidade útil para fundir (ver abaixo) que torna isto fácil.
21. Usar @menções
A maioria dos membros da equipa rapidamente compreende que pode @mentionar pessoas, mas a Asana também lhe permite @mentionar projetos e tarefas para os vincular a descrições de tarefas ou comentários. Digite @ e as primeiras letras do objeto que deseja referir e a Asana irá ajudá-lo automaticamente a criar uma ligação.
Pensamentos finais
A nossa equipa remota trabalha extraordinariamente bem em conjunto não só porque partilhamos as mesmas ferramentas, mas também porque partilhamos uma perspetiva de trabalho semelhante. Todos tendemos a ser humildes, independentes, lógicos, atenciosos e autodidatas. Se também partilha estas características, estamos a contratar.